Assistant.e administratif.ve - APRES

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Publié le : 19 janvier 2023

Groupe AresCDIÎle-de-France

À propos

Date de début : dès que possible

Type de contrat :CDI

Conditions : 4/5e à Meaux/Chauconin-Neufmontiers et 1/5e à Pantin et Ornano

Lieu :Centre pénitentiaire de Meaux, Chauconin-Neufmontiers (77)

Le Groupe Ares, Association pour la Réinsertion Économique et Sociale, est le premier acteur de l’insertion par l’activité économique en Ile-de-France. Depuis 1991, nous favorisons l’insertion de personnes en grande exclusion (chômeurs de longue durée, jeunes sans qualification, etc.) en leur proposant un parcours d’insertion fondé sur le travail salarié et un accompagnement social et professionnel individualisé.

Pour accompagner près de 3000 personnes par an (incluant les salariés en insertion et les bénéficiaires de nos programmes), plus de 400 salariés permanents travaillent au siège à Pantin et dans les 17 établissements du groupe.

 

Après est un des établissements du Groupe Ares lancé en 2017. Il s’agit d’une structure d’insertion en détention, dans l’établissement pénitentiaire de Meaux-Chauconin. Ce projet est développé conjointement avec l’Administration Pénitentiaire. Après a pour objectif d’accompagner, sur une durée moyenne de 6 mois, des personnes détenues avant leur sortie. Cet accompagnement se poursuit à la sortie de prison, pour faciliter de façon durable leur réinsertion sociale et professionnelle. Les opérateurs travaillent sur des activités de logistique et de réemploi de différents produits.

Descriptif du poste

Sous la responsabilité de la Co-Directrice, vos missions seront :

1.     Accueil et secrétariat

►      Assurer l’accueil téléphonique et physique sur le site et l’orientation des personnes ;

►     Prendre en charge la logistique des visites des partenaires et des intervenants : planifier les dates, réserver les salles, effectuer les demandes d’autorisation pour permettre l’entrée, etc. ;

►   Réceptionner les candidatures des salariés en insertion, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier administratif ;

►    Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier, rédaction de correspondances, mise à jour et classement des dossiers, etc. ;

►    Gérer le suivi administratif des réunions : envoyer l’ordre du jour, rédiger et diffuser les comptes rendus.

2.    Suivi administratif des opérateurs

►    Constituer le dossier administratif et informatique pour chaque entrant dans la structure et transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats…) et externes (DPAE, agréments, etc…) ;

►    Collecter et enregistrer les documents signés ;

►    Effectuer les démarches d’embauche pour chaque entrant et assurer leur suivi (dossier SIHAM, mise à jour ASP Sub…) ;

►    Compiler et communiquer le planning hebdomadaire après collecte des informations auprès des partenaires internes du programme ;

►   Pour les opérateurs, collecter, vérifier et saisir les heures travaillées, les heures d’accompagnement et les heures de formation effectuées ;

►    Réaliser la facturation pour les heures travaillées des opérateurs ;

►    Editer les avenants de renouvellement de contrat ;

►   Finaliser les aspects administratifs pour chaque sortant du programme : comptabiliser les heures, clôturer le dossier, transmettre les informations ;

3.    Suivi administratif des salariés permanents

►    Effectuer une partie des démarches d’embauche (visite médicale, saisie dans le logiciel de paye etc.) pour chaque nouveau salarié permanent ;

►    Collecter mensuellement les informations relatives à la paye des salariés permanents et les transmettre au service Paye (siège) en mettant à jour les logiciels et tableaux de suivi : RTT, Congés Payés, récupérations, absences, arrêts maladies, accidents du travail, demandes d’acompte, justificatifs de transport, régularisations…

4.    Suivi administratif d’exploitation

►    Contribuer à la gestion des fournitures de la structure ;

►    Contribuer au contrôle du tableau des heures remplies par les encadrants pour les heures de production : contrôle de la saisie et de la cohérence des données ;

►    Remplir les heures sociales dans le tableau des heures ;

►    Contribuer à la préparation des fichiers de facturations clients ;

►    Mettre à jour le calendrier collaboratif d’APRES ;

►    Participer au suivi administratif des prestations.

5.    Appui sur le volet formations

►    Assurer la planification et la coordination des actions de formation avec les partenaires et interlocuteurs du programme ;

►    Assurer la mise en place logistique des formations collectives (réservation de salles, demandes d’autorisation entrée des animateurs internes ou externes, aide à la préparation du matériel d’animation, etc.)

►   Contribuer à la constitution des dossiers de demandes de financements individuels (demande préalable, demande de remboursement) et collecte des documents de formation ;

►    Saisie administrative des demandes dans les outils de suivi et de pilotage ;

►    Assurer la gestion administrative des formations collectives (collecte des émargements, saisie et diffusion à l’équipe sociale).

Des missions additionnelles ou évolutions pourront vous être confiées en fonction de votre profil.

Processus de recrutement

►    Entretien RH

►    Entretien avec le directeur

Profil recherché

FORMATION : BTS en Administration, commercial ou équivalent

EXPÉRIENCE REQUISE : 3 à 5 ans dans le domaine de l’assistanat, de l’accueil, le secrétariat…

COMPÉTENCES : Maîtrise de l’outil bureautique et de la saisie de données. Bonne capacité à gérer le stress, rigueur, bonne capacité organisation, capacité à aller chercher l'information. Connaissance au logiciel SAGE est un plus.

Permis B très recommandé.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

- Travail en détention au sein de la prison de Meaux

- Travail fréquent également au siège du Groupe Ares à Pantin (rythme à déterminer).

QUALITÉS PERSONNELLES :  Bonne motivation, dynamique, tempérament stable et positif, bon relationnel. Souplesse, patience et capacités d’adaptation face à des interlocuteurs variés. Autonomie.

RÉMUNÉRATION : CDI, statut employé, 1948 € brut mensuel pour 39 heures hebdomadaires + 6,5 jours de RTT par an + Tickets restaurant de 8 € (dont 60% à la charge de l’employeur) par jour travaillé + mutuelle familiale. Prime collective selon les résultats du groupe. Jours de congés d’ancienneté. Tarifs préférentiels sur l’achat de matériels reconditionnés (équipement informatique chez Ateliers Sans Frontières, équipement petits électroménager chez RepareSeb).

NOS + : Un employeur labellisé Great Place to Work. Un travail passionnant et enrichissant dans une entreprise responsabilisante, des équipes bienveillantes, engagées pour un même idéal, des perspectives d'évolution de carrière et de mobilité au sein d'un groupe reconnu dans son secteur. Ares est engagée depuis plusieurs années dans une démarche d'Entreprise responsabilisante, avec pour objectif d'être une organisation performante qui permet à chacun de grandir et d'être acteur de son parcours (être soi-même, travailler en confiance, exercer ses responsabilités, développer la qualité des liens humains) au service de notre projet social.